【基本編】英語ビジネスメールの書き方の全て

mio

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成人を過ぎてから英語を始めても、「話せるように」なりました。

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こんにちは!

「話せる英語を身につけるブログ」mioです。

このブログを読んでいる人の中には、仕事で使うことを目的に英語を勉強している人もいると思います。

この「話せる英語を身につけるブログ」では、英語を「話せる」ようになることを目的としたブログ投稿や動画が多いのですが(動画について詳しくはこちら:話せる英語を身につけるビデオコース)、実際はこのように思っている人もいると思います。

「英語を勉強したいけど、仕事でバリバリ話すほど使う機会がない」

「外国人と英語で対等に仕事をする程の英語力は目指していない」

「仕事で英語を話すことに自信がない」

「だけど、英語のビジネスメールくらいはきちんと書けるようになりたい!」

仕事で英語を「話す」ほどではないけど、取引先の会社が海外にあるなど、メールなどのやり取りで英語力が必要。

こんなパターンは結構多いのではないでしょうか。

私も、海外の会社とのやり取りで、これまでに死ぬほど英語でビジネスメールを書いてきました(3〜4,000通くらいは書いてきたと思います。)

使う単語や文法、またビジネスマナーなどはもちろん大事ですし、そもそも国も文化も異なる人たちと、ミスの許されないビジネスの場で、英語という「第二言語を使って」コミュニケーションを取るということ自体、かなり気を使う作業です。

このブログでは、そんなビジネスメールについての全てをいくつかのシリーズで書いて行きます。

このテーマのシリーズでは、基本の挨拶や定型文、そして英語でのビジネスメールのマナーなどはもちろん、そもそも英語メールで海外の取引先とやり取りをする上での鉄則・心構えなど、英語のビジネスメールについての全てを盛り込みます。

シリーズ全て読んで頂ければ、心構え、実際の英語表現も含め、完成度の高いビジネスメールを書けるようになる内容にしていきます。

今日の投稿は、まず【基本編】です。

【書き方編】はこちら:【書き方編】英語でビジネスメールの書き方の全て

日本語や日本の文化の通じない海外とのメールのやりとりで、どんなことに気をつければいいのかについて、全て書いて行きます。

いくら英語表現が豊かであっても、「海外とビジネスメールでやりとりする」とはどういう事なのか、根本的に理解していないと、精度の高い仕事は成し遂げられません。

今日の投稿を読んで頂ければ、海外とのやりとりでありがちな誤解や認識違いを、可能な限り避けることができるようになります。

ビジネスマンの皆さん、また将来海外とやりとりの発生する環境で働きたいと思っている方は、是非最後まで読んでみてくださいね。

それでは、学んでいきましょう!

英語のビジネスメールでやり取りをする時の心構え

具体的なビジネスメールの書き方を学ぶ前に、まずは英語のビジネスメールでやり取りする時の心構えからしっかりと知っておきましょう。

わからなければ電話やミーティングで詳細を確認できる国内の相手とは異なり、時差や言語の関係でメールの情報しか頼れない事もある海外の取引先・・・

ちょっとした言葉のチョイスで誤解が生まれてしまうものです。

できるだけ円滑に仕事を進めるために、どんなことに気をつけなければいけないでしょうか?

まずはその心構えをしっかりと理解しましょう。

1, 相手の「読むモチベーション」を落とさない

まず、大前提としてこのことを頭に入れておいてください。

私たち人間は、基本的にやりたいことしか出来ません。やりたくない事はできません。

何が言いたいかというと、人間は「やりたい事」の方が圧倒的にパフォーマンスが高いのです。

「やりたくない事」のパフォーマンスはびっくりするくらい落ちます。

みんなそれがバレないように一生懸命大人を演じていますが、いくらスーツでビシッと決めて、高い時計をつけ、先のトンがった靴でビジネス街を闊歩していても、基本的に私たちは動物、赤ちゃんと一緒です。

人間はロボットではないのです。

例えば、改行もなく、参考画像や資料もない、テキストだけがひたすら並んだビジネスメールは、どんなに重要な情報が書かれていたとしても、日本人・外国人関係なくほとんどの人は読みたくありません。

これを私は「読むモチベーションを下げるメール」と言っていますが、この読むモチベーションが下がってしまうと、読み飛ばしたり記憶に残らなかったりして、情報が正しく伝わらず、誤解やミスを生むきっかけになってしまいます。

この「読むモチベーション」が下がってしまうことは、読み手の問題ではありません。

これは人間の本質の問題であり、それを理解していない送り手の問題です。

メールを読んでいる相手は、動物か赤ちゃんだと思いましょう。

いかに相手を飽きさせず、「読むモチベーション」を維持できるか考えて文章を作ります。

2, シンプルに、わかりやすく。

これは、英語でのビジネスメールには鉄則です。

一番大事なことです。

上でも触れている通り、テキストが並んだだけのメールはわかりずらく、動物や赤ちゃんには理解できません。

それに加え、日本の取引先とは異なり、時差があると電話やミーティングですぐに詳細を確認することはできず、また仮に海外の取引先と電話やテレビ会議ができたところで、少なくとも英語を流暢に話せなければ詳細確認はできません。

ということは、お互いにメールが最大の情報源となるのです。

誤解が生まれないよう、シンプルに、わかりやすく文章を書くことが求められます。

【シンプルな文章を書くためのポイント】

  • 納期、スケジュールに関わる最重要情報は一番先に書く

→ 大事なことは先に言いましょう。文章の途中や最後では見落としたり、適当に読んでいる可能性があります。
メールを読み始めて一番「読むモチベーション」が高いと思われる文頭に一番大事な情報を書きます。

  • トピックを整理整頓する

→ 一つのメールでトピックが数個になる場合は、それぞれのトピックごとに箇条書きにして詳細を付け加えましょう。
日本語のビジネスメールにも共通して言える、ビジネスメールの基本ですが、英語のメールでは日本語のメール以上にこれを徹底しましょう。
文章をツラツラ書いて、大事なポイントがどこなのかわからないメールではいけません。
大事なトピックは目立たせ、それぞれ箇条書きにした上で詳細の情報を付け加え、整理整頓された文章を書きましょう。

大事なトピックがいくつもある場合は、別メールで送る事も考えましょう。
あまりにメールが長いと、人間は「読むモチベーション」を失います。
新しいメールで送る事で、相手も新たな気持ちで読むことができます。

  • インラインを活用する

→ 返信で相手の文章にコメントするときは、インラインでその文章自体に色付けテキストでコメントをするなど工夫しましょう(ビジネスメールのインラインとは?)。
同じ話題のことに関しては、なるべく一つのメール上で会話をしたほうがわかりやすいです。
新しいメールで「この前のあの件だけど・・・」とコメントをしても、正確にどの件なのかわからないかもしれませんし、相手も詳細を忘れているかもしれません。

  • メールのやりとりをより少なくできるように工夫する

→ 資料などが添付されていない、わかりづらいメールを出してしまうと、相手は確認のためのメールをもう一度送らなければならない可能性が出てきてしまい、その分メールのやり取りが増えてしまいます。
メールのやり取りが増えることは、一見何でもないように感じますが、時差がある地域同士では一通の余計なメールが命取りとなります。
こちらが昼で相手が夜くらいの時差がある場合、一通余計なメールが増えるだけで丸一日が無駄になってしまいます。
納期やクライアントへの連絡に多大な影響が出る可能性があるのです。
メールを送る際は、可能な限り資料や画像を使い、余計な疑問とメールのやり取りが生まれる可能性を限りなく潰しておくことが大切です。

3, ストレートに言わなければ伝わらない

日本人であれば、

「ここは言わなくても読み取ってくれるだろう」

「直接的な表現だと失礼だから、ちょっと婉曲して言おう・・・」

こんなことを考えてメールの文章を書くことがありますよね。

日本でのビジネスシーンでは、こう言ったことはむしろ常識であり、マナーとも言えます。

皆さん日々無意識にこういうことを自然にやっていますが、これはとても独特な日本文化です。

私が多くの外国人と働く中で、この日本文化に戸惑っている同僚や上司はたくさんいました(mioの国際的な職場についてはこちら:mioのプロフィール)。

メールの相手が日本人以外の場合、私の同僚のように、日本人が普通にやっている婉曲表現が理解できないこともあるでしょう。

そのことを念頭に、表現は常にストレートであることを心がけましょう。

人は「相手に失礼のない、相手を傷つけない伝え方をするべき」と思ってしまうものですが、思い通りにならない第二言語でそれを実行することは、実は「何が重要なのか」を遠ざけてしまうこともあるのです。

 

ここまで、いかがでしょうか?

日本人相手のビジネスメール以上に、海外とのやりとりは色々なことに気をつける必要があることがわかると思います。

それではこの1~3を踏まえ、例文を見てみましょう。

<背景:海外のベンダーが作った試作がデザイン指示書と違う>

ーNGパターンー

Hello Joe, I hope you are doing well.

We had a meeting with the client yesterday and talked about the prototype of [product name] that you sent to us a couple of days ago.
What we found out then was that some parts do not look exactly the same as the design sheet.
The client liked the product itself and is willing to proceed with the project.

However, there are some problems we need to solve.
Could you please take a look at the page 37 and 40 on the design sheet again?

Thank you.

 

Joeさん、こんにちは。お元気ですか?

昨日クライアントとミーティングがあり、数日前送って頂いた[商品名]の試作品について話しました。
そこでわかったことが、いくつかのパーツがデザインシートと異なるということです。
クライアントは商品自体は気に入っており、プロジェクトを進行したいと思っています。

しかし、いくつかの問題を解決する必要があります。
デザインシートのページ37と40をもう一度見て頂けませんか?

ありがとうございます。

 

ーOKパターンー

Hello Joe, I hope you are doing well.

Let me give you feedback from the client on the prototype of [product name] that you sent to us a couple of days ago.
Unfortunately we cannot proceed with this project unless the issues listed below are fixed:

1, The color does not match with the design sheet.
The color on the front part is supposed to be #0000, not #0001.
Please see the page 37 and 40 on the attached design sheet.

2, xxxxxx

3, xxxxxx

Please also let me tell you that the client is very excited to move to the next phase of the project after the issues are properly addressed.

Please let me know if there is anything I can help.
Thank you.

※ address: (問題などを)対処する etc.

 

Joeさん、こんにちは。お元気ですか?

数日前送って頂いた[商品名] の試作品に関する、クライアントからのフィードバックを共有させてください。
残念ですが、以下にリストされている問題が解決しない限り、プロジェクトを続けることはできません。

1, 色がデザインシートと異なる
フロント部分の色は#0001ではなく、#0000だったはずです。
メールに添付されたデザインシートのページ37と40を参照ください。

2, xxxxx

3, xxxxx

また、クライアントはこれらの問題が適切に解決されれば、次のフェーズへ進むことに大変前向きであることもお伝えさせてください。

何か私に手伝えることがあれば、なんでも言ってください。
ありがとうございます。

 

OKパターンとNGパターン、どこがどうNGでどうOKなのでしょうか?

まず、NGの方は、テキストの羅列ですね。どこに注意して読めば良いのか、一見わかりづらいです。

この例文は短い文章なのでまだ読めますが、これがどんどん長くなって行ってしまうと読み手の「読むモチベーション」を失わせてしまいます。

また、問題となっているデザインの違いについてさらっとしか言っていません。

「デザインシートの〇〇ページを見れば、分かるだろう」という感じで、相手に判断を委ねているところがあります。

わかりやすさに欠けますね。

また、相手がデザインシートを紛失してしまっていたり、他の資料と混同してしまっている可能性もありますが、その可能性を全く考えていない内容になってしまっています。

この場合、相手がカラーコードの最終確認やデザインシートの再送をリクエストするため、メールのやりとりが一つ増えることで修正に取り掛かるのが遅れたり、最悪の場合、誤解が生じたまま間違った試作品が作り直されてしまう・・・なんてこともあり得ます。

そして最も問題なのが、このNGメールでは事の重大さが伝わりづらい事です。

読み手は、「問題はあるけど、クラインアントは商品を気に入っていて、プロジェクトは進んでいく・・・」と解釈してしまい、問題点の修正作業の優先順位が下がってしまう可能性があります。

 

では、OKパターンはどうでしょうか?

パッと見で箇条書きになっており、またポイントが3つある、ということがわかりやすくなっています。

最悪この3つのポイントを読めば良いのだ、と読み手に無意識に思わせ、「読むモチベーション」を維持できます。

そして、モチベーションがある冒頭の部分で、「問題が解決しなければプロジェクトは進行できない」という事実を伝えています。

どのくらいヤバい問題なのかがすぐにわかりますよね。

冒頭でこの事実を伝えることで、「じゃあ、どこを直せば良いんだ???」と、「注意して先を読まなければ!」という気持ちにさせます。

また、ポイントを見てみると、正しいカラーコードと現状のカラーコードが書いてあり、具体的に何を修正すれば良いかが明確である上、念押しでデザインシートがメールに添付されているため、誤解を招く可能性は非常に低いでしょう。

最低限のメールのやり取りで作業が円滑に進むことが予想されます。

更に、読み手の心情も考え、「問題さえ解決すればクライアントは次に進みたいと思っている」と、ポジティブなフィードバックも忘れていません。

また「何か手伝えることがあれば言ってください」と、サポートしている姿勢を伝えていることもとても良い点です。

 

 

如何でしたでしょうか?

日本のビジネスシーンでも丁寧で明確なメールを書くのは大事なことですが、海外と英語メールでやりとりする場合は、より気を使う必要があります。

これから英語メールでコミュニケーションを取る必要がある方は、是非参考にしていただければと思います!

しっかりと心構えができたら、今度は具体的な英語表現ですね。

具体的な書き方はこちらを参考にしてください:【書き方編】英語でビジネスメールの書き方の全て

また、メール以外にもプレゼンや会議で使える表現はスタディサプリEnglishのビジネス英語コースからも学べます。

日本にいながらにしてリアルなビジネス英語を学べる機会は大変少ないので、こういったサービスはバンバン利用しましょう。

スタサプなら、今の仕事を続けながらでも通勤時間などに学習できます。

会議やプレゼンなどのシチュエーション別でビジネス英語が学べる所もメリットです!

また、mioが作ったビジネスメール英語に使える30フレーズ無料eBookもありますので参考に。

以下からダウンロードできます↓↓↓

また、このブログの筆者でもある私mioは、動画でもみなさんの英語学習を応援しています。

 

まずは、

 

「こんな時、どんな英語で返せばいい??」

 

「教科書のどこにも参考になるフレーズが載っていない…泣」

 

と言う、私mio自身の苦い経験をヒントに製作した、

 

「実践英語」

 

のための動画シリーズをチェックしてみてください↓↓↓

思わず、

 

「そうそう、こう言うフレーズを使いたかった!」

 

と、言いたくなるような英語を集めてみたので、興味があれば是非参考にしてくださいね!

このまま、mioの「話せる英語習得」に関するコツやヒントを学びたい人は、是非>>このブログの無料購読をどうぞ。

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それでは、お疲れ様でした!

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