【書き方編】英語ビジネスメールの書き方の全て

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こんにちは!

「話せる英語を身につけるブログ」mioです。

お待たせしました、「英語ビジネスメールの書き方の全て」の【書き方編】です。

初めて読む人はこちらからどうぞ:【基本編】英語ビジネスメールの書き方の全て

この「英語ビジネスメールの書き方の全て」シリーズは、

「英語を勉強したいけど、仕事でバリバリ話すほど使う機会がない」

「外国人と英語で対等に仕事をする程の英語力は目指していない」

「仕事で英語を話すことに自信がない」

「だけど、英語のビジネスメールくらいはきちんと書けるようになりたい!」

と言う方のために、ビジネスメールを英語で書く場合の注意点や心構えについて、その全てをまとめたブログです。

この投稿は、具体的な英語フレーズなど、【書き方】に関してをまとめたブログです。

英語でのビジネスメールをマスターするには、書き方や具体的な英語フレーズを覚えることも大事ですが、もっと大事なのが「第二言語で外国人と仕事上のコミュニケーションを取るためのルールや心構え」を知っておくことです。

いくらメールで使える英語表現を豊富に知っていても、このルールや心構えをしっかりと押さえておかないと、思わぬトラブルに見舞われる可能性があるためです。

そのため、初めてこのブログを読んでいる方は【基本編】英語ビジネスメールの書き方の全てを読んでから本投稿【書き方編】を読んで頂くことをオススメします。

今回の【書き方編】では、そんなルールや心構えなどの基本ををしっかりと学んだ後に

「いざ英語でビジネスメールを書くぞ!」

と言う方向けに、具体的にどんな英語フレーズを使えばいいのかを書いていきます。

ところで・・・知っておいた方が良いフレーズは本当にたくさんあり、ブログだけでは書ききれませんでしたので、

表現のパターンを30フレーズまとめたeBookを作りました。

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それでは早速学んでいきましょう!

1, 英語で挨拶

日本語でも、英語でも、ビジネスメールにはお決まりの入り方と言うのがありますよね。

日本語だと「〇〇 様 お世話になっております」とか「〇〇 様 ご無沙汰しております」とか言うと思いますが、英語ではどのように導入部分を書けばいいのでしょうか?

英語では、このように書くことが多いです。

“Hi [first name], this is [your name] from [company name]. I hope you are doing well.”
「ハイ【相手の名前】、【会社の名前】の【あなたの名前】です。お元気だと良いのですが。」

はい、こんな入り方はとても自然で良いと思います。

まず、ビジネス英語初心者さんは、

「’様’や’さん’はつけなくて良いの?」

と思うかもしれませんが、ビジネス英語は、Face-to-face/メールに限らず、みなさんが思うよりもずっとカジュアルです。

もちろん国や文化、また会社の方針によって多少は異なりますが、多くの場合はファーストネーム、つまり下の名前を呼び捨てにして問題ありません。

Mr.やMs.を使い、苗字を使った方がいいと考える方もいますが、これもマストではない場合が多いです。

ビジネスパートナーであれば多くの場合ファーストネームで呼び合いますし、例えば上司やあなたの会社の社長であってもファーストネームで呼び合うことが結構普通です。

クライアントにはMr.やMs.をつけて苗字で呼ぶ文化がある国や会社もありますので、その場合は周りの習慣に従いましょう。

2, 本題の入り方

何か用を伝えるためにビジネスメールを書くことがほとんどだと思いますが、どのように本題に入ればいいのでしょうか?

いきなり本題に入る前に、一言入れると自然で読みやすいメールになります。

こんな本題への入り方があります。

“Please let me share with you the details about…”
「あなたに…についての情報を共有させてください。」

“The reason why I am reaching out to you is because…”
「あなたに連絡を取っているのは…だからです。”

※ reach out to~:「~に連絡をとる」

このような感じで本題に入りましょう。

英語でのビジネスメールでは、単刀直入に本題に入る方が誤解が少なくコミュニケーションを取れる場合が多いです。(→ なぜ?と思った方はこちら:【基本編】英語ビジネスメールの書き方の全て

上記の’about’や’because’の後は、要件を簡潔かつストレートに言うようにしましょう。

3, いつもありがとうございます。

いつもお世話になっているビジネスパートナーに、感謝の気持ちを伝える表現も知っておきましょう。

‘Thank you’を使うのが最も有名だと思いますが、感謝を伝える表現は’Thank you’だけではありません。

“I always appreciate your support.”
「いつもあなたのサポートには感謝しています。」

“I am very grateful for your support.”
「あなたのサポートにとても感謝しています。」

などなど、’Thank you’以外を使った表現もあるので、使ってみましょう。

もちろん’Thank you’を使った下記の様な表現もGoodです。

“Thank you so much for your hard work.”
「頑張ってくれて本当にありがとうございます。」

このような表現は、特にメール文の最後に入れるのがいいでしょう。

4, スケジュールの聞き方

ビジネスの場面で、ミーティングや電話会議など、相手のスケジュールを聞くことはよくありますよね。

英語ではなんと聞けばいいでしょうか?

ビジネスシーンでは頻出表現のため、いくつかのパターンを知っていると便利です。

“Could we meet up and discuss this sometime this week?”
「このことについて、今週どこかで会って協議することはできますか?」

※ meet up with 〜:〜と会う

“Could you tell me your availability for next week?”
「来週のご都合を教えて頂けますか?」

“I will be available in the morning on the ○th and △th. Do either of these dates work for you?”
「○日と△日の午前中空いているのですが、どちらかの日はご都合つきますか?」

こちらもオススメ:「働く」だけじゃないworkの3つの使い方

“If you cannot make either date, please let me know of some alternatives.”
「もしどちらの日もご都合がつかなければ、他の選択肢を教えてください。」

※ let me know of 〜:〜を教えてください。(少しフォーマル)

“I would like to have a meeting with you about 〇〇. Could you make time from 11am-12pm in your timezone this Wednesday?”
「〇〇についてミーティングを儲けたいのですが、あなたのタイムゾーンで今週の水曜日11am-12pmに時間を作ることは可能ですか?」

また、海外とのやり取りで時差がある場合も多いため、時間について言及する際は必ず「どのタイムゾーンなのか」を明記する様にしましょう。

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5, 締めの挨拶

日本語でも、「宜しくお願い致します」「何か質問があればご遠慮なくお申し付けください」等、メールを締めるときの一言がありますが、英語のビジネスメールにもお決まりの「締めの挨拶」が存在します。

“Please do not hesitate to ask me anything.”
「どうぞご遠慮なく何でも聞いてください。」

“I look forward to hearing from you.”
「ご返信(またはご連絡)を楽しみにしております。」

“I hope this helps.”
「これがお役に立てればいいのですが。」

こんな言葉を最後に付け加えると、とても親切で丁寧な印象を与えます。

6, 最後に一言

英語ビジネスメールの最後は、日本語のメールと同じように、自分(送信者)の名前で終わることが多いですが、名前の前に日本語で言う「敬具」のような一言を入れるのが一般的です。

最近の日本語のビジネスメールでは「敬具」は入れないことも多いと思いますが、英語では通常入れますので、いくつかの言い方を覚えておきましょう。

“Sincerely yours,” (フォーマル)

“Sincerely,” (ややフォーマル)

“Kind/Best regards,” (ややフォーマル)

”Regards,” (普通)

“Thank you,” (普通)

このように幾つか表現方法があり、人によって使う表現は異なります。

どれを使うか迷うと思いますが、通常 “Kind/Best regards,”や”Regards,” の場合が多いかと思います。

よっぽど気を使うべき相手には、“Sincerely yours,”を使うようにしましょう。

もちろん、どれを使用しても間違いではないので、安心してください。

また、最後にカンマをつけて、あなたの名前を続けるようにしましょう。

下記のような感じです。

I look forward to hearing from you.

Kind regards,
Mio

 

如何でしたでしょうか?

英語でビジネスメールを書く時、いつも表現が同じになってしまったり、言いたいこととぴったり合う表現がわからないなど、悩むがことが多い人もいるのではないでしょうか。

あらゆるニュアンスを伝えるため、そして多くのケースに英語で対応するためには、英語表現の引き出しは多ければ多い方がいいですね。

今日の投稿を是非参考に、多様な表現のできるビジネスメールを書いてみてください。

こちらのブログでは、具体的なビジネスメールの書き方をご紹介中です:【基本編】英語ビジネスメールの書き方の全て

また、

「締め切り確認のための英語表現が知りたい・・・」

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また、このブログの筆者でもある私mioは、動画でもみなさんの英語学習を応援しています。

 

まずは、

 

「こんな時、どんな英語で返せばいい??」

 

「教科書のどこにも参考になるフレーズが載っていない…泣」

 

と言う、私mio自身の苦い経験をヒントに製作した、

 

「実践英語」

 

のための動画シリーズをチェックしてみてください↓↓↓

思わず、

 

「そうそう、こう言うフレーズを使いたかった!」

 

と、言いたくなるような英語を集めてみたので、興味があれば是非参考にしてくださいね!

このまま、mioの「話せる英語習得」に関するコツやヒントを学びたい人は、是非>>このブログの無料購読をどうぞ。

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それでは、お疲れ様でした!

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